Por dentro dos demonstrativos financeiros

Lembre-se que a gestão financeira da sua empresa não é muito diferente da gestão do seu próprio orçamento. Portanto, o primeiro passo para entender o porquê sua empresa está ou não ganhando dinheiro é entender as fontes de receitas e gastos, ou seja, entender o funcionamento dos demonstrativos financeiros da empresa.

Como as micro e pequenas empresas (MPEs) não precisam elaborar demonstrativos financeiros detalhados, pois em geral têm capital fechado e poucos sócios, muitos empresários acabam não adotando os procedimentos necessários para o controle das contas de suas empresas. Isto é particularmente verdade no caso das empresas que não adotam o regime de lucro real, e que, portanto, não precisam comprovar despesas.

Ainda que não haja necessidade de divulgação de demonstrativos financeiros detalhados, o empresário deve ter um profissional qualificado que elabore estas planilhas, pois isso facilita a gestão financeira da empresa. Em geral, quando se fala de demonstrativos financeiros, tem-se em mente a elaboração de três documentos: Balanço Patrimonial, Demonstrativo de Resultados e Demonstração de Origens e Aplicação de Recursos (DOAR).

Balanço Patrimonial

É um dos principais demonstrativos financeiros e mostra o que a empresa possui (ativos), o quanto deve (passivo), e quanto capital os acionistas investiram na empresa (patrimônio líquido). Esses são, na verdade, os três itens principais que compõem o balanço patrimonial de uma empresa.

De maneira simplificada, pode se dizer que o balanço patrimonial de uma empresa que acabou de começar suas atividades ilustra como os recursos obtidos junto aos acionistas (patrimônio) ou credores (dívidas) estão sendo utilizados na compra dos ativos da empresa. Diante disto fica fácil entender que o total de ativos de uma empresa é sempre igual à soma do total de dívidas e obrigações que ela possui, ou seja, o passivo, acrescido do total de recursos investidos pelos sócios, ou patrimônio líquido.

Ativo

O ativo representa todos os itens ou bens da empresa que são usados nas suas atividades, sejam eles quais forem. Podemos citar como componentes do ativo de uma empresa: caixa e aplicações financeiras, estoques de produtos, contas a receber, imóveis, equipamentos, investimentos etc.

Passivo e Patrimônio Líquido

Para adquirir cada um desses bens, a empresa precisa se financiar. De maneira geral, pode-se dizer que o patrimônio líquido é igual à parte do financiamento feita pelos acionistas, enquanto que o passivo é igual à parte feita por terceiros, que pode incluir fornecedores e bancos , entre outros.

Apesar de nem todos os itens do passivo serem financeiros, de uma forma ou de outra funcionam da mesma forma, pois correspondem a obrigações que a empresa tem com terceiros e que ainda não foram cumpridas (ex. impostos a pagar, dívidas com fornecedores etc.).

Patrimônio Líquido

No início das atividades de uma empresa o patrimônio líquido equivale aos recursos investidos pelos sócios. Contudo, à medida que o tempo passa, o patrimônio líquido de uma empresa passa a incorporar também a parcela de ganhos que ela obteve e que não foi gasta com funcionários, aluguel, encargos de dívidas, impostos, ou sacada pelos sócios da empresa.

Assim, com o tempo o patrimônio passa a refletir não apenas o capital investido pelos sócios, como também a parcela de ganho da empresa que foi reinvestida pelos sócios na própria empresa. A esta parcela se dá o nome de Reserva de Lucros, ou Lucros Retidos. Assim, o patrimônio líquido de uma empresa é resultado da soma do capital dos sócios mais o total de lucros retidos pela empresa.

Demonstrativo de Resultados

Esse documento detalha e quantifica o que a empresa recebe (receitas), o quanto ela gasta (despesas), assim como o resultado líquido destas operações (lucro ou prejuízo) em um determinado intervalo de tempo.

Com base na análise do lucro ou prejuízo da empresa, o empresário pode estimar o quanto pode retirar da companhia, ou, em caso de prejuízo, o quanto precisa investir para equilibrar o seu caixa. Pode-se dizer que o demonstrativo de resultados é organizado de acordo com o processo de produção da empresa, como ilustrado abaixo:

(+) Receitas brutas de vendas: denomina o que a empresa recebe pelos produtos que vende ou serviços que presta.

(-) Deduções da receita bruta: inclui a soma de impostos que são descontados diretamente da receita bruta, como o IRRF e, em alguns casos, INSS.

(=) Receitas líquidas de vendas: define o que a empresa realmente recebe pelos produtos que vende, descontando os impostos retidos na fonte.

(-) Custo de produtos vendidos: soma das despesas diretamente ligadas à produção (matérias primas, custo de energia etc).

(=) Resultado bruto: ganho da empresa depois de descontadas as despesas que ela incorre para vender os seus produtos ou oferecer seus serviços.

(-) Despesas Gerais e administrativas: total das despesas indiretamente ligadas à produção (gastos com funcionários, despesas administrativas e de vendas).

(-) Despesas financeiras líquidas: gastos que a empresa incorre no pagamento de juros sobre as dívidas que levantou para financiar suas atividades.

(=) Resultado Operacional: determina ganho/perda gerado pelas atividades (ou operações) da empresa.

(+) Resultado não operacional: soma das receitas e despesas não diretamente vinculadas às atividades da empresa, tais como ganhos ou perdas na compra de ativos ou venda de ativos.

(=) Lucro ou prejuízo antes de impostos: ganho da empresa após serem descontadas todas as despesas com exceção dos gastos com impostos

(-) Impostos e contribuições pagas: equivale às deduções de imposto de renda etc.

(=) Lucro Líquido: é igual aos ganhos ou perdas líquidas da empresa no exercício, sendo definido como a parcela do lucro disponível aos sócios. Dependendo da política da empresa, ela pode reinvestir os lucros na empresa (lucro retido), ou distribuir parte desses lucros na forma de dividendos aos sócios.

Ao contrário do balanço, que representa uma fotografia das atividades da empresa em uma data específica (ex: em 31 de dezembro), o demonstrativo de resultados representa uma descrição das suas atividades durante o período a que se refere. Ou seja, o demonstrativo de resultados do primeiro trimestre traz o resultado acumulado no trimestre (o item vendas, por exemplo, traz a soma de todas as vendas executadas durante todo o trimestre e não somente no último dia do trimestre, como é o caso das contas do balanço patrimonial).

Fluxo de caixa

No Brasil a demonstração de fluxo de caixa é conhecida pela sigla DOAR, que significa Demonstração de Origens e Aplicações de Recursos. Assim, fica fácil entender a utilidade do fluxo de caixa, que serve para identificar a forma na qual a empresa está gerando recursos (origens) e a forma como ela está utilizando esses recursos (aplicações).

Origens de recursos: uma empresa tem várias origens para os recursos que possui em caixa. Algumas destas origens podem ser operacionais, resultado das atividades da empresa, esse é o caso, por exemplo, do lucro/prejuízo líquido do período, da redução de estoques, do atraso no pagamento de fornecedores etc.

Outras origens podem ser financeiras, como por exemplo, o levantamento de novas dívidas, novos investimentos de capital por parte dos sócios etc.

Aplicações de recursos: o mesmo raciocínio pode ser aplicado para a forma com que a empresa aplica seus recursos. Uma empresa pode aplicar os seus recursos na sua atividade operacional, o que inclui, por exemplo, os gastos com a compra de estoques, compra de máquinas, pagamento de fornecedores, aumento das vendas a prazo etc. Ou ela pode usar esses mesmos recursos para fins financeiros, como por exemplo, quitação de dívidas, pagamento de dividendos aos sócios etc.

Em termos simplificados, pode ser dito que quando as origens, ou seja, os recursos obtidos pela empresa, superam as suas aplicações, o caixa da empresa aumenta. Por outro lado, se a empresa tem aplicações maiores do que as origens em um determinado período de tempo, então nesse mesmo período o seu caixa diminui.

Demonstrativo de Resultados e Fluxo de Caixa

Mas qual a diferença entre o demonstrativo de resultados e o fluxo de caixa de uma empresa? Afinal, de maneira simplificada, ambos medem o quanto esta empresa recebeu e gastou em um determinado período. A diferença é que, enquanto o demonstrativo de resultados dá uma idéia do lucro ou prejuízo da empresa, o fluxo de caixa dá uma idéia de como esses resultados estão efetivamente refletindo no caixa da empresa.

Assim, a diferença entre eles é composta pelas despesas que não representam desembolso de caixa. Pois é, por mais estranho que pareça a princípio, algumas despesas servem para abater o lucro que a empresa obtém antes do pagamento de impostos (lucro tributável*), mas não têm efetivamente um impacto no caixa da empresa.

Esse é o caso, por exemplo, das despesas com a depreciação de equipamentos, que não afetam o caixa da empresa, mas reduzem o lucro tributável, assim como o valor dos ativos desta empresa. Portanto, a diferença entre as duas demonstrações é que estas despesas estão incluídas no demonstrativo de resultado, mas não no fluxo de caixa da empresa.

(*)Lucro tributável: as despesas dedutíveis para fins de determinação do lucro tributável de uma empresa podem ser comparadas com as deduções (dependentes, médicos, etc) na declaração de imposto de renda para pessoa física. Todas elas servem para reduzir a base de tributação, ou seja, o montante sobre o qual será calculado o imposto de renda devido pelo contribuinte. Ou, no caso, do lucro tributável, pela empresa.